тренинг и консалтинг

Monthly Archives: Июнь 2016

Самоорганизация – навык, который вырабатывается самостоятельно

samoorganizacia_01А. Что такое самоорганизация
Б. Как выработать в себе самоорганизацию (-ованность)
В. Как я пользуюсь таблицей Excell или что организует меня.


А. Что такое самоорганизация и самоорганизованность
Имея психологическое образование, я смею утверждать, что самоорганизация – это поведенческая компетенция, которая может быть выработана человеком в любом возрасте! Главное – насколько человек осознает необходимость в таком организованном поведении.
Кто-то приходит к желанию развить в себе самоорганизацию потому, что катастрофически не успевает выполнять свои планы и задачи, кто-то потому, что не доволен своими результатами, кто-то потому, что его результатами не довольны другие. Причин – множество. Для большинства из них путь решения один – организовать свою деятельность, а может, и жизнь.
Я бы сравнила самоорганизацию с привычкой к чистоте.
Есть люди педантично преданные чистоте, их раздражает минимальное отклонение от созданных ими для себя (или их родителями для них) стандартов чистоты. Другая категория людей считает, что чистота должна быть в определенных случаях и в определенных «размерах» (например, дома я могу себе позволить то, что не позволю на работе; или два дня подряд рубашку одевать нельзя, а брюки – можно; пыль вытирать нужно каждодневно, а окна мыть – по мере загрязнения; на рабочем столе возможен беспорядок во время рабочего процесса, но перед уходом нужно все прибрать и т.п.). Третья категория людей считает, что чистота и порядок — это всего лишь дань окружающим, для которых эти чистота и порядок необходимы или это вынужденная мера (например, против болезней или наказания).
То же самое с самоорганизацией – кому-то она просто привита с детства и стала чертой их характера. Обычно такие люди достигают высоких результатов, так как они четко знают, чего хотят и целеустремленно к этому двигаются, подчиняют всю свою жизнь под свои цели и задачи. У них все продумано, распланировано, организовано. Они быстро мобилизуют свои силы и умения для достижения поставленных целей, не требуют дополнительной мотивации, не болеют прокрастинацией (модное слово, означающее постоянное откладывание дел), редко оказываются в ситуации неопределенности и нерешительности. К сожалению, среди такого рода людей встречаются и те, кто чрезмерно привержен самоорганизации (сравнимо с педантизмом в вопросах чистоты). Ярким воплощением являются Миранда Пристли (Маргарет Митчелл в «Дьявол носит Prada») или Филеас Фогг из «80 дней вокруг света» (далее ФФ), который уволил своего первого слугу только за то, что он нагрел воду на 2°F ниже, чем требовал ФФ. Поначалу, окружающим с такими ФФ хорошо: они стабильны, как правило, эффективны, не вводят других в стресс, всегда знаешь, чего от них ожидать, они расписывают не только свою жизнь, но и деятельность всех окружающих. Со временем большинство людей начинает раздражать то, что ФФ как «запрограммированные»: имеют и придерживаются своего распорядка и плана действий и не любят отклонений от них, требуют от других того же. Людям не хватает в ФФ спонтанности и «жизни». Почему мы любим хорошие анекдоты и детективы Агаты Кристи? Потому что в них присутствует элемент неожиданности. Людей всегда больше привлекало неизведанное, чем то, что хорошо просчитывается на много шагов вперед…
Есть другие, тоже самоорганизованные люди: но они организуют только часть своей жизни и только тогда, когда считают, что такая организация своих действий и окружения помогает им достигать большего или самоорганизация является требованием окружающей среды (от его действий зависят другие люди). Лично мне такие люди нравятся больше. Правда, эффективность таких людей сильно зависит от того, насколько они грамотно отсканируют и определят ситуации, в которых нужно быть организованным, и ситуации, в которых можно позволить себе расслабиться и подчиниться своим желаниям или течению обстоятельств. В качестве примера хотела бы привести одну свою знакомую. Я познакомилась с ней на отдыхе. Она приехала в наш отель и сразу создала море беспокойств персоналу: два раза теряла карточку от номера, перепутала дату своего отъезда, забыла про экскурсию, которую оплатила заранее. Когда же я увидела ее на работе, я была поражена ее преображением! Она оказалась очень организованным руководителем, который четко распланировал каждый свой день, точно знал все задачи и вопросы, которыми занимались ее 34 подчиненных, отслеживала статус всех работ, идеальный порядок на рабочем столе и в кабинете в целом, на стене календарный план со множеством записей и постиков, минутная точность во времени встреч и (что редко встретишь) полная готовность ко всем встречам. При этом все делалось так, словно для нее это вполне естественно.
И для ФФ и для моей знакомой самоорганизация – это привычка. А любая привычка может быть выработана. «Новые» привычки должны всегда укрепляться, иначе есть склонность вернуться в первоначальное состояние. Поэтому стоит поговорить о том, как выработать в себе такую привычку и как ее укреплять.


Б. Как выработать в себе самоорганизацию (-ованность). Самые простые шаги
1. Продумайте, как будете мотивировать себя на ежедневной основе! Например:
• купите себе красивый и функциональный ежедневник (с разбивкой по времени), заполняйте его с удовольствием, превратите это в ритуал
• или повесьте в своем рабочем кабинете на всеобщее обозрение план своих дел с указанием сроков. Отмечайте в этом плане статус выполняемых работ. Говорите себе, что все это видят и все оценивают вашу эффективность
• или если вы руководитель – на планерке в понедельник не только распределяйте задачи между подчиненными, но и объявляйте о тех делах, которыми будете заниматься Вы лично. На пятничной планерке точно также как все Ваши подчиненные давайте отчет о статусе выполняемых работ
• или постарайтесь получать удовольствие от фиксации выполнения/завершения работ. Например, получайте удовольствие от того, что после каждого выполненного дела, Вы вычеркиваете его из списка или отрываете и выкидываете соответствующий листок Вашего блокнота
• Первое время может быть интересно, потом придется заставлять себя. Заставляйте! Заставляйте пока не привыкнете. Потом это будет как «чистить зубы по утрам».
2. Каждую неделю выполняйте последовательно следующие шаги:
• На листке составьте список дел на неделю, распределите по дням (по срокам и по удобству выполнения). Постарайтесь первую половину недели загрузить больше, чем вторую. Ведь в течение недели обязательно появятся новые задачи.
• Расставьте приоритеты: самые важные дела и менее важные дела.
• Для каждой из задач продумайте условия ее выполнения (все необходимые ресурсы, информацию, оборудование, исполнители и другое). Эти условия лучше прописать и оценить их наличие. Возможно, понадобится добавить какие-то действия по созданию некоторых условий. Лучше всего об этом подумать заранее.
• Просчитайте время, необходимое на выполнение каждой задачи и на выполнение всех задач каждого дня. Ваша ежедневная загрузка должна составлять примерно 70-80% от всего времени (этот совет подходит даже если Вы планируете свои домашние дела). Откорректируйте ежедневные списки задач.
• Составьте окончательный план работ по дням недели, не забывая оставлять место для незапланированных дел каждого дня. Зафиксируйте этот план в ежедневнике или Outlook календаре или в своем органайзере. Я пользуюсь таблицей Excell (главе В описание того, как я ею пользуюсь).
• Первые недели (пока не привыкните) заставляйте себя каждые час-два проводить контроль статуса выполнения плана. Обязательно (!) контролируйте статус в конце каждого дня. В конце недели обязательно проводите анализ выполнения недельного плана. Если Вы грешите, как я, постоянным «забыванием», то поставьте себе на мобильный телефон сигналы напоминания.
• Если заметите какие-то тенденции — делайте выводы. Например, Ваш руководитель имеет привычку вечером давать срочные задания, следовательно, можно а) либо после обеда уже спрашивать своего руководителя, какие еще будут на сегодня задания? Ведь он тоже человек и может их забыть; б) либо распределять свои задачи так, чтобы к вечеру оказаться максимально свободным). Или другой пример: Ваш сотрудник постоянно задерживает выполнение работ. Следовательно, стоит указывать ему срок раньше, чем реально необходимое время (это не отменяет задачи приучить его сдавать все дела вовремя).
• Старайтесь группировать дела по схожести. Перемещения старайтесь планировать так, словно разрабатываете наиболее оптимальный маршрут.
• Для всех повторяющихся и комплексных дел составьте чек-листы, следование им и мониторинг по этим листам значительно повысят эффективность выполнения вами работ. Из собственного опыта: мне они помогают и в работе, и в контроле за уборкой квартиры, и в подготовке крупных семейных мероприятий и во многих других делах.


В. Как я пользуюсь таблицей Excell или что организует меня.
Мне нравится делать заготовки на 8 недель вперед. Есть дела, которые повторяются постоянно, они уже зафиксированы мною в таблице. Конечно, я могу заменить их в любой момент. В сыром виде таблица выглядит так (фрагмент):

rasporiadok_02

Как только возникает какое-то запланированное дело, я его вношу в соответствующую дату либо в соответствующее время, либо в строку «дела на день». Так я «не теряю» дела и задачи. Кстати, в этом мне теперь помогает и органайзер в моем телефоне, которым я наконец-то научилась пользоваться. А иногда записываю предстоящие дела просто на листочках (по старой привычке). Ведь целый день я могу где-то ходить и только вечером добираюсь до своего ноутбука.
В воскресенье вечером я окончательно «разношу» все запланированные и прогнозируемые дела по дням следующей недели и, если можно, по времени. Причем с учетом времени на подготовку, перемещения и т.п. Например, встреча с ХХХ в понедельник назначена на 12.30. На дорогу уйдет минут 40 туда и столько же оттуда, если не совместить с другим делом (я совместила с обедом). Я рассчитываю, что сама встреча займет максимум 30 минут. Итого, в таблице выделяю 2 часа. Или: во вторник в 12.00 планируется conference-call. Но мне нужно к нему подготовиться. Поэтому в таблице указано время с 11.30.
Стараюсь максимально группировать дела. Например, поход в Сбербанк запланировала именно на вторник и именно на 15.30, сразу после встречи с КРС. Так как встреча будет проходить в офисе КРС, который находится в одном здании со Сбербанком.
Таким образом, в воскресенье вечером я выполняю все, что написано в разделе Б этой статьи. В строке «дела на день» остаются те дела, выполнить которые можно в любое свободное время дня. В скобках указана «чистая» длительность выполнения задач без учета времени на подготовку, перемещения и т.п..
Распечатываю таблицу (мне так удобнее) и уже потом работаю с планом на бумаге, тем более, что план ношу с собой. Каждые полдня я подвожу итоги: что выполнено и какие дела остались на после обеда / на завтра, корректирую планы. ОЧЕНЬ люблю зачеркивать выполненную работу.
Ну и еще один штрих. В последнее время моя память отказывается напоминать мне о днях рождениях моих родных и близких. Поэтому я их дни рождения вписываю в план. Прямо в строку даты. Это гарантирует мне то, что я 3 раза в день вспоминаю о дне рождения.

Динара Жакупова
Тренер- консультант, Магистр психологии, PGD in HRM

PS* у меня есть идея в следующей статье поделиться своими чек-листами по подготовке и проведению различных мероприятий (как бизнес, так и бытовых). Предлагаю и Вам поделиться своими наработками.